Adjoint(e) administratif(ve)/de co-paiement -Bilingual Administration & Co-Pay Assistant

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What you will be doing

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS:

• Effectue des tâches administratives générales telles que la gestion du courrier, la rédaction et la maintenance de systèmes de remplissage pour le programme.
• Au besoin, responsable de traiter les demandes de co-paiement pour les patients, les pharmacies et/ ou les médecins pour les programmes offrant une assistance de co-paiement ou des paiements de conciergerie.
• Assure la liaison avec les gestionnaires de programme pour s'assurer que les ICPs de co-paiement soient respectés.
• Assure la liaison avec d'ISI la comptabilité pour veiller à des délais de paiement appropriés et des paiements exacts.
• Assure la liaison avec l'administrateur de paiement de tiers pour s'assurer de l'exactitude du traitement du paiement électronique.
• Établit et maintient les fichiers de bureau, prend des rendez-vous et organise les salles de réunion, au besoin.
• Compile des informations provenant de diverses sources et utilise les informations pour des usages tels que la génération de rapports.
• Fait des audits et maintient divers rapports spécifiques à son lieu d'affaires en détectant les erreurs, les incohérences ou contradictions; effectue des corrections, et informe le personnel concerné de toute modification.
• Met à jour et maintient les informations commerciales pertinentes via des fichiers informatiques ou départementaux.
• Aide dans divers projets planifiés et non planifiés survenant dans le département à tout moment donné.
• Rédige les correspondances et/ou présentations à être envoyées aux contacts internes et externes.
• Responsable de la gestion de multiples projets pour de nombreux départements au sein d'un secteur d'activité ou dans plusieurs secteurs d'activité au besoin.
• Interagit fréquemment avec les associés interdépartementaux et la gestion interdépartementale dans le but de résoudre les problèmes de charge de travail.
• Maintient et favorise des relations de travail positives et professionnelles avec les associés et la gestion.
• Respecte toutes les politiques, procédures, règles de sécurité et règlements appropriés.
• Responsable de signaler tous les événements indésirables aux départements concernés.
• Effectue les tâches connexes assignées.

• Performs general administrative tasks such as handling the mail, typing, and maintenance of filling systems for the program.
• As required, responsible for processing copayment requests for patients, pharmacies and/or physicians for programs offering copay assistance or concierge payments.
• Liaise with Program managers to ensure copayment KPIs are met.
• Liaise with ISI Accounting to ensure proper payment timeframes and accurate payments.
• Liaise with 3rd party payment administrator to ensure accurate electronic payment processing.
• Establishes and maintains office files, makes appointments and arranges meeting rooms as required.
• Compiles information from various sources and utilizes the information for uses such as generating reports.
• Audits and maintains various reports specific to his/her business location by checking for errors, inconsistencies or discrepancies; makes corrections and notifies appropriate personnel of any modifications.
• Updates and maintains pertinent business information via computer or department files.
• Assists with a variety of scheduled and unscheduled projects occurring in the department at any given time.
• Drafts and types correspondence and/or presentations to be sent to internal and external contacts.
• Responsible for managing multiple projects for many departments within a business segment or across multiple business segments as required.
• Interacts frequently with inter-departmental associates and management for the purpose of resolving workload issues.
• Maintains and promotes positive and professional working relationships with associates and management.
• Complies with all appropriate policies, procedures, safety rules and regulations.
• Responsible to report all Adverse Events to the assigned units/departments
• Performs related duties as assigned.

• Éducation postsecondaire dans un domaine connexe
• 3-5 ans d'expérience dans un rôle administratif dans un cadre pharmaceutique
• Connaissance approfondie de la suite d'applications Microsoft Office est essentielle. Précision éprouvée lors du traitement de grandes quantités de données;
• Candidat(e) doit avoir de solides compétences en communication et en relations interpersonnelles;
• Capacité à travailler de façon autonome et dans un environnement d'équipe;
• Adaptabilité au changement et à acquérir de nouvelles compétences selon les besoins; et
• Bilingue, français/anglais est requis

• Post-secondary education in a related field
• 3-5 years' experience in an administrative role in a pharmaceutical setting
• In-depth knowledge of the Microsoft Office Suite of applications is essential
• Proven accuracy when processes large amounts of data;
• Candidate must have strong communication and interpersonal skills;
• Ability to work independently and in a team environment;
• Adaptability to change and to learn new skills as required; and
• Bilingual, French/English is required.

• Aptitude à communiquer efficacement à l'oral et par écrit
• Entregent
• Compétences analytiques et mathématiques solides
• Solides compétences organisationnelles; souci du détail
• Capacité de résoudre les problèmes rapidement et efficacement
• Capacité à représenter une image positive et professionnelle
• Bonne connaissance de Microsoft Word, Excel, Power Point et Outlook
• Aptitude à la mise en œuvre de processus résultant en des pratiques d'audit satisfaisants
• Capacité à respecter systématiquement les échéances
• Excellente compétences en résolution de problèmes; capacité à résoudre les problèmes avec efficacité et efficience
• Solide sens des affaires et sens financier

• Ability to communicate effectively both orally and in writing
• Strong interpersonal skills
• Strong analytical and mathematical skills
• Strong organizational skills; attention to detail
• Ability to resolve issues quickly and efficiently
• Ability to represent a positive and professional image
• Strong knowledge of Microsoft Word, Excel, Power Point and Outlook
• Ability to implement processes resulting in satisfactory audit practices
• Ability to consistently meet deadlines
• Excellent problem solving skills; ability to resolve issues effectively and efficiently
• Strong business and financial acumen